Zawieszasz działalność gospodarczą? To dla wielu przedsiębiorców sposób na przetrwanie trudniejszego okresu bez zamykania firmy. Tylko że przerwa w zarabianiu nie zawsze oznacza przerwę w wydatkach. Pewnie zastanawiasz się, czy zakupy na firmę przy zawieszonej działalności są w ogóle możliwe i jak je potem prawidłowo rozliczyć. Odpowiedź jest prosta: tak, ale na ściśle określonych warunkach. Cały myk polega na tym, że każdy wydatek musi mieć jeden cel – służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów.
Jakie koszty można ponosić w okresie zawieszenia działalności?
To, że decydujesz się zawiesić działalność, nie zwalnia Cię z obowiązków, które wynikają z wcześniej podpisanych umów. Na szczęście fiskus zgadza się, że w czasie zawieszenia działalności możesz ponosić wydatki, które utrzymują firmę w gotowości do startu w przyszłości. Takie wydatki wrzucisz w koszt uzyskania przychodu, jeśli chronią majątek firmy albo wynikają ze zobowiązań zaciągniętych jeszcze przed datą zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej.
Wszystkie wydatki muszą być oczywiście racjonalne i bezpośrednio związane z działalnością prowadzoną przed zawieszeniem wykonywania zadań. Co ciekawe, do kosztów nie zaliczysz odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych i wartości niematerialnych. Dlaczego? Bo amortyzacja jest wyłączona, skoro majątek firmy nie pracuje i nie zarabia.
Lista dozwolonych wydatków w okresie zawieszenia działalności gospodarczej
Mimo że w trakcie zawieszenia działalności gospodarczej przedsiębiorca nie może wykonywać działalności i osiągać bieżących przychodów, to ma pełne prawo płacić rachunki i pokrywać koszty stałe. Dzięki temu firma zachowuje płynność, a Tobie łatwiej będzie wrócić do gry. Do najczęściej akceptowanych kosztów należą:
- opłaty stałe z umów zawartych przed zawieszeniem – czynsz za biuro, opłaty za media (prąd, woda, gaz), abonament telefoniczny i internetowy,
- zobowiązania finansowe – raty leasingowe za firmowy sprzęt lub auto, odsetki od kredytów i opłaty za konto firmowe,
- ochrona majątku – składki na ubezpieczenie nieruchomości czy pojazdów, a także podatek od nieruchomości,
- koszty utrzymania obecności w sieci – opłaty za hosting, domenę, certyfikaty SSL czy licencje na oprogramowanie, jeśli umowy na nie podpisano wcześniej,
- naprawy i awarie – wydatki związane z nieprzewidzianymi naprawami majątku firmy.
Pamiętaj, że nowe umowy czy zakup towarów, które nie służą zabezpieczeniu firmy, mogą zostać zakwestionowane przez urząd skarbowy.
Jak i kiedy rozliczyć koszty poniesione w czasie zawieszenia działalności?
Pauza w działaniu nie zwalnia Cię z prowadzenia papierologii. Musisz na bieżąco księgować poniesione koszty w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów (PKPiR). Każda faktura czy inny dowód zakupu musi trafić do ewidencji.
A teraz najważniejsze: kiedy te koszty rozliczysz w podatku dochodowym? Skoro w okresie zawieszenia nie płacisz zaliczek na PIT, poniesione wydatki uwzględnisz dopiero po wznowieniu prowadzenia działalności. W praktyce odliczysz je w pierwszej zaliczce na podatek po powrocie do aktywności albo w zeznaniu rocznym, jeśli okres zawieszenia działalności obejmował przełom roku podatkowego.
Odliczenie VAT w okresie zawieszenia działalności
Z odliczeniem podatku VAT w okresie zawieszenia działalności sprawa wygląda trochę inaczej. Jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT, nadal masz prawo odliczyć podatek naliczony od kupionych towarów i usług. Jest tylko jeden haczyk: zakupy muszą być związane z przyszłą działalnością opodatkowaną, czyli tą, którą zajmiesz się po wznowieniu firmy.
Możesz więc dokonywać odliczenia VAT na bieżąco. Jeśli w danym miesiącu czy kwartale nie masz sprzedaży, a tylko faktury kosztowe, składasz deklarację JPK_V7 i wykazujesz podatek do przeniesienia na kolejny okres lub do zwrotu. Jak widać, zawieszenie działalności gospodarczej nie zwalnia automatycznie z obowiązków sprawozdawczych w zakresie VAT, jeśli masz co ewidencjonować.
Firma w hibernacji: Kluczowe zasady przetrwania
Jak widzisz, zakupy na firmę przy zawieszonej działalności są jak najbardziej możliwe i zgodne z prawem. Wystarczy, że będą służyć zabezpieczeniu źródła przychodów i przygotują firmę do sprawnego powrotu na rynek. Pamiętaj tylko, by skrupulatnie dokumentować każdy wydatek i na bieżąco prowadzić PKPiR. Koszty w PIT rozliczysz z poślizgiem, ale prawo do odliczenia VAT masz tu i teraz. W ten sposób zawieszenie działalności staje się dobrze przemyślaną pauzą, a nie początkiem końca Twojej firmy.
