Prowadzenie dokumentacji pracowniczej jak należy to jeden z podstawowych obowiązków każdego pracodawcy. Do niedawna standardem były akta osobowe abcd, ale od 20 marca 2023 roku mamy nową, pięcioczęściową strukturę. Skąd ta zmiana? Prosto z nowelizacji Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Musisz wiedzieć, jakie dokumenty wrzucić do której części, żeby zachować porządek i działać zgodnie z przepisami.
Jaka jest podstawa prawna i historia zmian w strukturze akt osobowych?
Struktura akt osobowych pracownika trochę się przez ostatnie lata zmieniła. Do końca 2018 roku akta osobowe miały trzy części (A, B, C). Zmiana przyszła 1 stycznia 2019 r., kiedy dołożono czwartą, część D. Trafiały do niej dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej. Ostatecznie, od 20 marca 2023 roku, obowiązuje podział na pięć części, bo doszła nowa – część E. Co ciekawe, tego podziału nie znajdziesz w Kodeksie Pracy, tylko w rozporządzeniu wykonawczym, które dokładnie opisuje, jak prowadzić i przechowywać całą papierologię związaną ze stosunkiem pracy.
Co musi zawierać część A akt osobowych?
Część A akt osobowych to miejsce na całą dokumentację z etapu rekrutacji. Wkładasz tu wszystkie oświadczenia lub dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie, czyli CV, list motywacyjny albo wypełniony kwestionariusz osobowy. Tutaj też trzymasz skierowania na badania lekarskie oraz orzeczenia lekarskie ze wstępnych badań. Wszystkie zebrane na tym etapie dokumenty dotyczące danych osobowych stają się podstawą do zatrudnienia każdego pracownika.
Jakie dokumenty zawiera kluczowa część B akt dotycząca przebiegu zatrudnienia?
Część B to zazwyczaj najgrubsza teczka w aktach osobowych. Znajdziesz w niej dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy i całego przebiegu zatrudnienia pracownika. W części B akt musisz umieścić takie fundamenty jak umowa o pracę i ewentualne aneksy, jeśli nastąpiły zmiany tych warunków w innym trybie. Poza tym w b akt osobowych gromadzisz:
- oświadczenia i zawiadomienia o warunkach zatrudnienia, w tym informacje o ryzyku zawodowym i zasadach BHP,
- zakres obowiązków pracownika,
- dokumentację związaną z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych,
- oświadczenia pracownika związane z rodzicielstwem (na przykład wniosek pracownika opiekującego się dzieckiem),
- dokumenty dotyczące ewentualnego zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym.
Wszystkie te dokumenty musisz przechowywać w części b akt w porządku chronologicznym.
Co należy umieścić w części C i D akt osobowych?
Część C to teczka na dokumenty związane z końcem zatrudnienia. Przechowujesz w niej na przykład wypowiedzenie umowy o pracę, porozumienie stron czy świadectwo pracy. Z kolei część D akt służy za archiwum dokumentów o odpowiedzialności porządkowej. W d akt osobowych umieszczasz odpisy zawiadomień o ukaraniu, a każdy przypadek dostaje swoją osobną podgrupę (D1, D2 i tak dalej). Po roku nienagannej pracy, gdy kara się zatrze, po prostu usuwasz te dokumenty.
Czym jest nowa część E akt osobowych?
Najnowszy dodatek do akt osobowych to część E, wprowadzona 20 marca 2023 r. Jest zarezerwowana wyłącznie na dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika i badaniami na obecność środków, które działają podobnie do alkoholu. W części E akt osobowych umieszczasz więc informacje o dacie, godzinie i wyniku kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę lub przez uprawniony do tego organ. To właśnie tu dokumentujesz wszystkie czynności związane ze sprawdzaniem stanu trzeźwości pracownika.
Porządek w papierach to podstawa
Dobre prowadzenie akt to nie tylko znajomość ich pięcioczęściowej budowy, ale też trzymanie się ogólnych zasad. Dokumenty w każdej z części akt osobowych (A, B, C, D i E) układaj chronologicznie, numeruj i przygotuj dla nich wykaz. Podział na podczęści (np. B1, B2) nie jest obowiązkowy, ale może naprawdę ułatwić życie, gdy dokumentacja pracownicza robi się obszerna. Dbałość o te szczegóły daje pewność, że działasz zgodnie z przepisami i w razie potrzeby szybko znajdziesz informacje o każdym pracowniku.
