Od 2018 roku, kiedy wprowadzono elektroniczne zwolnienia lekarskie (e-ZLA), a zwłaszcza po zaostrzeniu dostępu do danych w lipcu 2019 roku, zasady przekazywania informacji o stanie zdrowia pracownika zmieniły się diametralnie. Wiele osób zastanawia się, czy pracodawca widzi kod choroby (czyli numer statystyczny ICD-10 lub ICD-11), który wpisał lekarz. Musisz wiedzieć, że dzięki przepisom RODO i ochronie prywatności pracownika, zakres informacji dostępnych dla szefa jest bardzo ściśle ograniczony. Pracodawca ma prawo wiedzieć, że pracownik jest w stanie niezdolności do pracy, ale szczegółowa diagnoza i konkretna jednostka chorobowa muszą pozostać dla niego tajemnicą.
W tym artykule krótko wyjaśnię, jakie szczegółowe informacje zawiera zwolnienie lekarskie, a co pozostaje ukryte przed wglądem szefa.
Co pracodawca wie o niezdolności do pracy?
Pracodawcy, którzy mają profil na Platformie Usług Elektronicznych ZUS (PUE/eZUS), dostają e-ZLA automatycznie. Po co? Chodzi wyłącznie o uzasadnienie nieobecności pracownika i dostarczenie danych potrzebnych, żeby prawidłowo obliczyć wynagrodzenie chorobowe lub zasiłek chorobowy. Pracodawca ma dostęp tylko do informacji administracyjnych i okresu trwania absencji.
Dane, które pracodawca widzi w wystawionym zwolnieniu, obejmują:
- Dane personalne pracownika: Imię i nazwisko oraz numer PESEL,
- Adres: Miejsce, pod którym pracownik ma przebywać na zwolnieniu (jeśli zostało podane),
- Okres niezdolności do pracy: Precyzyjne daty – od kiedy do kiedy pracownik jest zwolniony z wykonywania obowiązków,
- Wskazania lekarskie: Informacja, czy pacjent musi leżeć (kod 1), czy może chodzić (kod 2),
- Dane lekarza: Jego imię i nazwisko, numer prawa wykonywania zawodu (PWZ) oraz specjalizacja,
- Kod literowy (A–E): Oznaczenie specjalnej przyczyny niezdolności do pracy, o czym szczegółowo opowiem ci za chwilę.
Czy pracodawca widzi kod choroby (ICD-10/ICD-11)?
Wreszcie odpowiedź na centralne pytanie: pracodawca nie widzi kodu choroby (nazywanego również numerem statystycznym choroby).
Gdy lekarz wystawia zwolnienie lekarskie, musi wpisać kod statystyczny choroby z Międzynarodowej Klasyfikacji Chorób (ICD-10, a w przyszłości ICD-11). Ten kod choroby to szczegółowa diagnoza medyczna. Jest to informacja kluczowa dla Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) oraz dla celów statystyki zachorowań, ale jest to informacja prawnie chroniona przed pracodawcą. Pracodawca nie ma dostępu do szczegółowego numeru statystycznego choroby. Ograniczenie to wprowadzono, żeby chronić twoje dane wrażliwe, zgodnie z przepisami ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz RODO. Oznacza to, że pracodawca nie wie, na co konkretnie choruje pracownik. Ten zakres jest ukryty niezależnie od tego, czy niezdolność pracownika do pracy trwa 7, 14 dni od początku choroby, czy jest to dłuższym niż 14 dni okresie.
Co, jeśli pracownik otrzymałby wydruk zwolnienia bezpośrednio w gabinecie lekarskim i przekazał go pracodawcy (co ma miejsce tylko w sytuacji braku profilu PUE u pracodawcy)? Na takim wydruku kod ICD może być widoczny. Ale w systemie elektronicznym przesyłanym automatycznie do PUE ZUS pracodawca widzi jedynie dane administracyjne i kod literowy, a nie kod i numer statystyczny choroby.
Rola kodów literowych A–E na zwolnieniu i prywatność pracownika
W e-ZLA, oprócz informacji o okresie zwolnienia, mogą pojawić się kody literowe (A, B, C, D, E). Te oznaczenia są widoczne dla pracodawcy i, w przeciwieństwie do kodu ICD-10, nie są diagnozą! To kwalifikacja przyczyny niezdolności do pracy, która jest istotna dla wyliczenia wynagrodzenia oraz zasiłku chorobowego przez ZUS.
Obecność kodu literowego ma bezpośredni wpływ na uprawnienia pracownika lub wysokość świadczenia.
Oto co oznaczają poszczególne kody na zwolnieniu:
- Kod A – niezdolność do pracy powstała po przerwie nieprzekraczającej 60 dni od ustania poprzedniej niezdolności do pracy spowodowanej tą samą chorobą, ma to znaczenie przy ustalaniu, czy chorobowe ujawniają się po okresie dłuższym niż 14 dni czy 30 dni,
- Kod B – oznacza niezdolność do pracy przypadającą na okres ciąży, co daje pracownicy prawo do 100% podstawy wymiaru wynagrodzenia ani zasiłku chorobowego,
- Kod C – niezdolność do pracy spowodowana nadużyciem alkoholu, w tej sytuacji pracownik traci prawo do wynagrodzenia za pierwsze 5 dni chorobowego,
- Kod D – niezdolność do pracy spowodowana chorobą zakaźną lub jej podejrzeniem (dotyczy między innymi gruźlicy), co uprawnia do zasiłku w wysokości 100%,
- Kod E – oznacza niezdolność do pracy z powodu choroby, której objawy chorobowe ujawniają się po okresie dłuższym niż 14 dni od początku choroby na L4 (na przykład choroba zakaźna o długim okresie wylęgania).
Pracownik może poprosić lekarza o nieumieszczanie niektórych kodów literowych (na przykład B, D) na zwolnieniu, aby dodatkowo ograniczyć ujawnianie ogólną przyczynę niezdolności do pracy, chociaż ZUS i tak je widzi.
Proces przekazywania danych: Dlaczego ZUS widzi wszystko, a pracodawca nie
Elektroniczna forma zwolnienia lekarskiego (e-ZLA) została stworzona, by usprawnić proces i zapewnić prywatność pracownika. Lekarz wystawia zwolnienie, wybiera kod i numer statystyczny choroby (ICD-10) i przesyła je elektronicznie do ZUS. System ZUS musi przetwarzać pełny zakres danych, włączając w to szczegółowe informacje o diagnozie (kod ICD-10), gdyż jest to niezbędne do kontroli, statystyk oraz prawidłowego obliczenia wysokości zasiłku chorobowego. Dla pracodawcy natomiast, z Platformy PUE ZUS pobierana jest wyłącznie ta wersja dokumentu, która jest pozbawiona danych medycznych. Pracodawca nie widzi numeru statystycznego choroby. Widoczna jest tylko data, typ zwolnienia (1/2) oraz ewentualne kody literowe (A–E). Jeśli pracodawca nie ma konta na PUE, pracownik musi dostarczyć wydruk zwolnienia, jednak ZUS zastrzega, że taki wydruk również powinien być pozbawiony kodu ICD-10/ICD-11.
Elektroniczna tarcza prywatności
Zasady obowiązujące w 2026 roku kategorycznie rozdzielają dane administracyjne (niezbędne do naliczania wynagrodzenia) od wrażliwych danych medycznych. Pracodawca ma pełną informację o tym, że nastąpiła niezdolność do pracy spowodowana chorobą i jak długo ona potrwa, ale pracodawca widzi jedynie kod literowy, a pracodawca nie widzi numeru statystycznego choroby (ICD-10). Choć kod choroby na zwolnieniu lekarskim musi się pojawić w systemie, jest on przeznaczony wyłącznie dla ZUS. Dzięki automatycznemu przesyłaniu, elektroniczne zwolnienia lekarskie gwarantują, że prywatność pracownika jest skutecznie chroniona, co eliminuje konieczność zastanawiania się, czy pracodawca widzi kod choroby. E-ZLA stanowi więc istotny krok w cyfryzacji świadczeń przy jednoczesnym zachowaniu standardów RODO.
